نحن نوظف: مساعد إداري - الامتثال!

هل تبحث عن دور يعزز التعاون والإبداع ونمو المسار الوظيفي في بيئة مكتبية ديناميكية؟ نحن هنا من أجلك!

نحن نبحث حاليًا عن مساعد إداري - الامتثال للانضمام إلى فريقنا في Cloudstaff، أفضل بيئة عمل على الإطلاق! هل تعتقد أنك مؤهل لهذا الدور؟ أرفق فيديو تقديمي مدته 1-2 دقيقة وقدّم نفسك لنا كي نلتقي بك افتراضيًا. أرفق ذلك مع سيرتك الذاتية المحدثة لتصبح من المتقدمين ذوي الأولوية!

المسمى الوظيفي: مساعد إداري - قسم الامتثال

نظام العمل: العمل من المنزل

الموقع: أي فرع من فروع CS - أنجلز، مابالاكات، ماكاتي، أورتيغاس، تارلاك، دافاو، سيبو

الدوام: فترة الصباح

الوصف الوظيفي:

يقدم المساعد الإداري - الامتثال دعمًا حيويًا لمدير الامتثال في إدارة وتتبع عمليات التدقيق الداخلية على أنظمة الشركة ومنصاتها، مع التركيز على الصيانة الوقائية والتفاعلية، وتتبع الأصول، والامتثال لمعايير ISO (ISO 45001:2018، ISO 14001:2016، ISO 9001:2016). يتطلب هذا الدور درجة عالية من الاهتمام بالتفاصيل، ومهارات تواصل ممتازة، والقدرة على إدارة أولويات متعددة ضمن أطر زمنية صارمة.

يعمل هذا الدور كحلقة وصل بين فريق الامتثال وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين مثل مديري المباني لضمان استلام نتائج التدقيق وتوثيقها والمتابعة عليها وتصعيدها عند الضرورة. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في تحديد ثغرات الامتثال والإبلاغ عنها وتسهيل اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب.

المسؤوليات الرئيسية:

التواصل مع أصحاب المصلحة والمتابعة

• التواصل مباشرةً مع مديري المباني والمشرفين لمتابعة إجراءات التدقيق المعلقة وتقديم الأدلة وتنفيذ الإجراءات التصحيحية.

• تتبع المواعيد النهائية والمتابعة عليها وتصعيد حالات التأخير أو عدم الامتثال إلى مدير الامتثال.

مراقبة الامتثال وإعداد التقارير

• مراقبة نتائج التدقيق الداخلي وخطط العمل لضمان إغلاقها ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.

• تحديد ثغرات الامتثال أو القضايا المتكررة والإبلاغ عنها إلى مدير الامتثال.

• إعداد تقارير أسبوعية/شهرية توضح حالة استكمال التدقيق والعناصر المعلقة ومناطق الخطر.

التصعيد وإدارة القضايا

• تحديد نتائج التدقيق أو الردود التي لا تستوفي معايير الامتثال أو التوثيق.

• تصعيد القضايا غير المحلولة أو عالية الخطورة إلى مدير الامتثال على الفور.

المؤهلات والمتطلبات:

• مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل في المهام

• إدخال البيانات

• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية

• القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة والوفاء بالمواعيد النهائية

• التواصل بمهنية وفعالية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين

• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)؛ خبرة في أنظمة تتبع التدقيق/الامتثال (يفضل معرفة ببرنامج Blogix – سيتم توفير التدريب)

المؤهلات والخبرة:

• خبرة لا تقل عن سنتين في دور مساعد إداري أو دعم الامتثال

• يفضّل الإلمام بمعايير ISO 45001:2018، ISO 14001:2016، ISO 9001:2016

• يفضل الخبرة في التواصل مع فرق العمليات أو إدارة المرافق/المباني

• أن تكون لديك خبرة سابقة في إدارة المرافق والمباني ميزة إضافية

• شهادة في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو ما يعادلها يفضل

متطلبات أخرى:

• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق امتثال صغير

• المبادرة في تحديد المشكلات واقتراح الحلول

• الالتزام بالحفاظ على السرية والمهنية

• القدرة على حضور الاجتماعات عبر الإنترنت عند الحاجة

المهارات والمتطلبات غير القابلة للتفاوض:

• خبرة لا تقل عن سنتين في دور مساعد إداري أو دعم الامتثال