Kami Membuka Lowongan: Asisten Administrasi - Kepatuhan!

Mencari peran yang mendorong kolaborasi, kreativitas, dan pengembangan karier di lingkungan kantor yang dinamis? Kami siap membantu!

Saat ini kami sedang mencari Asisten Administrasi - Kepatuhan untuk bergabung dengan tim kami di Cloudstaff, tempat kerja terbaik di mana pun! Apakah Anda memenuhi kualifikasi untuk peran ini? Lampirkan video perkenalan berdurasi 1–2 menit dan ceritakan tentang diri Anda agar kami dapat bertemu dengan Anda secara virtual. Lampirkan juga CV terbaru Anda untuk menjadi pelamar prioritas!

Peran: Asisten Administrasi - Kepatuhan

Pengaturan Kerja: Bekerja Dari Rumah

Lokasi: Cabang CS mana saja - Angeles, Mabalacat, Makati, Ortigas, Tarlac, Davao, Cebu

Jadwal: Shift Pagi

Deskripsi Pekerjaan:

Asisten Administrasi – Kepatuhan memberikan dukungan penting kepada Manajer Kepatuhan dalam mengelola dan melacak audit internal untuk sistem dan platform perusahaan, dengan fokus pada pemeliharaan preventif dan reaktif, pelacakan aset, serta kepatuhan terhadap standar ISO (ISO 45001:2018, ISO 14001:2016, dan ISO 9001:2016). Peran ini membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi, keterampilan komunikasi yang sangat baik, dan kemampuan untuk mengelola beberapa prioritas dalam batas waktu yang ketat.

Posisi ini berfungsi sebagai penghubung antara Tim Kepatuhan dan pemangku kepentingan eksternal/intern, seperti manajer gedung, untuk memastikan hasil audit diterima, dicatat, ditindaklanjuti, dan di eskalasi bila diperlukan.

Kandidat yang berhasil akan memainkan peran kunci dalam mengidentifikasi dan melaporkan celah kepatuhan serta memfasilitasi tindakan korektif tepat waktu.

Tanggung Jawab Utama:

Penghubung Pemangku Kepentingan & Tindak Lanjut

• Berkoordinasi langsung dengan manajer gedung dan supervisor untuk menindaklanjuti tindakan audit yang belum selesai, pengajuan bukti, dan pelaksanaan tindakan korektif.

• Melacak dan menindaklanjuti tenggat waktu serta mengeskalasi penundaan atau ketidakpatuhan kepada Manajer Kepatuhan.

Monitoring & Pelaporan Kepatuhan

• Memantau temuan dan rencana aksi audit internal untuk memastikan penyelesaian sesuai jadwal yang disepakati.

• Mengidentifikasi dan melaporkan celah kepatuhan atau masalah berulang kepada Manajer Kepatuhan.

• Menyiapkan laporan mingguan/bulanan yang menjelaskan status penyelesaian audit, item tertunda, dan area risiko.

Eskalasi & Manajemen Masalah

• Mengidentifikasi hasil audit atau tanggapan yang tidak memenuhi standar kepatuhan atau dokumentasi.

• Segera mengeskalasi masalah yang belum terselesaikan atau berisiko tinggi kepada Manajer Kepatuhan.

Kualifikasi dan Persyaratan:

• Tingkat akurasi dan ketelitian yang tinggi dalam melaksanakan tugas

• Penginputan data

• Keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik

• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang baik

• Kemampuan mengelola prioritas yang bersaing dan memenuhi tenggat waktu

• Penghubung yang profesional dan efektif dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal

• Menguasai Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook); berpengalaman dengan sistem pelacakan audit/kepatuhan (pengetahuan Blogix diutamakan – pelatihan akan disediakan)

Kualifikasi & Pengalaman:

• Minimal 2 tahun pengalaman dalam peran dukungan administrasi atau kepatuhan

• Diinginkan memiliki pemahaman tentang standar ISO 45001:2018, ISO 14001:2016, dan ISO 9001:2016

• Pengalaman berkoordinasi dengan tim operasional atau fasilitas/gedung sangat diutamakan

• Pengalaman dalam manajemen fasilitas dan gedung merupakan nilai tambah

• Gelar Sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau setara diutamakan

Persyaratan Lain:

• Kemampuan bekerja secara mandiri dan sebagai bagian dari tim kepatuhan kecil

• Proaktif dalam mengidentifikasi masalah dan mengusulkan solusi

• Komitmen untuk menjaga kerahasiaan dan profesionalisme

• Kemampuan untuk sesekali menghadiri pertemuan daring

Keahlian & Persyaratan yang Tidak Dapat Dinegosiasikan:

• Minimal 2 tahun pengalaman dalam peran dukungan administrasi atau kepatuhan