Kami mencari Virtual Assistant yang melek teknologi dan berorientasi pada detail untuk mendukung bisnis konstruksi kami dalam tugas administratif maupun terkait proyek. Kandidat ideal tidak hanya akan menangani fungsi dukungan tradisional seperti pembuatan faktur, penjadwalan, dan dokumentasi, tetapi juga membantu kami menyederhanakan alur kerja dengan memanfaatkan teknologi, templat, dan solusi berbasis AI.

Peran ini menuntut seseorang yang kreatif, terorganisir, dan bersemangat untuk menyederhanakan operasional dalam lingkungan proyek yang bergerak cepat.

Tanggung Jawab Utama

• Pengembangan Templat: Membuat dan memelihara templat standar untuk proposal, laporan proyek, agenda rapat, dan dokumentasi konstruksi.
• Persiapan Proposal: Membantu menyusun, memformat, dan menyempurnakan proposal klien bekerja sama dengan manajer proyek.
• Pembuatan Faktur & Dukungan Keuangan: Menyiapkan faktur, memantau pembayaran, dan membantu pencatatan keuangan dasar.
• Manajemen Media Sosial: Membuat dan menjadwalkan unggahan yang menampilkan proyek, pembaruan perusahaan, dan wawasan industri.
• Administrasi Proyek: Mengelola log RFI, pelacakan pengajuan, komunikasi dengan vendor, dan pengorganisasian file.
• Manajemen Tugas & Jadwal: Memelihara garis waktu proyek, daftar tugas harian, dan memastikan tindak lanjut atas item yang belum selesai.
• Dukungan Organisasi: Memelihara folder proyek digital, memperbarui pelacak, dan mendukung kelancaran alur kerja di berbagai proyek aktif.
• Optimasi Teknologi & Alur Kerja: Memanfaatkan AI dan alat digital untuk memperlancar proses, membangun sistem yang lebih cerdas, dan menyederhanakan alur kerja harian.

Kualifikasi

• Pengalaman terbukti sebagai Virtual Assistant, Koordinator Administrasi, atau Administrator Proyek (pengalaman di industri konstruksi lebih disukai).
• Penguasaan yang baik dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) dan/atau Google Workspace.
• Kemampuan menggunakan alat manajemen proyek konstruksi seperti Procore atau Bluebeam (nilai tambah).
• Sangat melek teknologi, dengan kemampuan cepat mengadopsi dan mengoptimalkan alat baru.
• Kemampuan organisasi, komunikasi, dan pemecahan masalah yang sangat baik.
• Ketelitian tinggi dan kemampuan mengelola beberapa proyek secara bersamaan.

• Pekerjaan ini 100% jarak jauh
• Hingga $6/jam
• Penuh waktu
• Zona waktu AS