• Kami mencari Sekretaris Eksekutif dan Eksekutif Operasional yang berpengalaman untuk memberikan dukungan administratif, penelitian, dan koordinasi yang komprehensif kepada manajemen senior. Kandidat ideal akan memiliki pengalaman relevan minimal 5 tahun dalam mendukung eksekutif senior, kemampuan TI yang kuat, serta keterampilan organisasi dan komunikasi yang sangat baik. Peran ini melibatkan dukungan untuk kantor lokal dan luar negeri, bekerja secara remote sesuai kebutuhan, dan mungkin akan beralih ke pengaturan kerja hibrida di masa depan. Posisi ini juga menghargai keterampilan dengan alat AI modern untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

• Mengelola dan memelihara jadwal eksekutif, janji temu, dan pengaturan perjalanan.
• Melakukan penelitian dan mengumpulkan data untuk laporan, presentasi, dan pengambilan keputusan.
• Koordinasi dan berhubungan dengan instansi pemerintah, kepala departemen, dan personel kunci lainnya.
• Bertemu dan berkomunikasi dengan agensi eksternal, konsultan, vendor, dan pejabat untuk menjadwalkan pertemuan, mengoordinasikan acara, dan membantu dengan penyelesaian masalah.
• Hadir dalam pertemuan virtual dan tatap muka atas nama eksekutif; mencatat menit dengan akurat dan menindaklanjuti item tindakan.
• Melakukan wawancara dan pertemuan, termasuk penjadwalan, menyiapkan agenda, dan mendokumentasikan hasil.
• Mencari vendor baru, melakukan penelitian pemasok, mengelola database vendor, dan mendukung aktivitas pengadaan.
• Mendukung kantor luar negeri dengan mengoordinasikan tim internasional, menangani komunikasi lintas negara, dan membantu proyek global.
• Bekerja secara remote sesuai kebutuhan, menjaga produktivitas tinggi dan responsivitas di berbagai zona waktu.
• Mempersiapkan, memeriksa, dan mengedit korespondensi, laporan, dan presentasi PowerPoint.
• Mengorganisir dan memelihara sistem pengarsipan (elektronik dan kertas), memastikan keamanan dan aksesibilitas informasi.
• Menangani dokumen dan komunikasi rahasia dengan kebijaksanaan dan profesionalisme.
• Melacak dan memprioritaskan tugas dan tenggat waktu untuk eksekutif, memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.
• Membantu merencanakan dan mengoordinasikan pertemuan, acara, dan proyek prioritas tinggi.
• Memberikan dukungan untuk proyek dan inisiatif khusus seperti yang diarahkan oleh tim eksekutif.
• Memungkinkan untuk bepergian secara lokal atau luar negeri jika diperlukan untuk menghadiri pertemuan, acara, atau berkoordinasi dengan pemangku kepentingan eksternal.
• Melaksanakan tugas administratif terkait lainnya sesuai yang ditugaskan.

*Kandidat Ideal Kami*

• Gelar Sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen Kantor, atau bidang terkait
• Pengalaman minimal 5 tahun yang terbukti sebagai Sekretaris Eksekutif atau dalam peran dukungan eksekutif serupa atau Operasi Bisnis

*Persyaratan dan Kompetensi Teknis*

• Kemahiran dalam Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) dan familiar dengan perangkat lunak manajemen kantor, analisis bisnis, alat pelaporan, dan perangkat lunak CRM
• Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik, dengan kapasitas untuk melakukan multitasking dan memprioritaskan dalam lingkungan yang cepat.
• Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang luar biasa.
• Keterampilan interpersonal yang kuat; mampu berinteraksi secara efektif dengan pemangku kepentingan di semua level.
• Integritas, kebijaksanaan, dan kerahasiaan yang tinggi dalam menangani informasi sensitif.
• Pengalaman berkoordinasi dengan lembaga pemerintah, organisasi eksternal, dan penyedia adalah nilai tambah.
• Pengalaman mendukung kantor luar negeri atau bekerja dengan tim internasional adalah keuntungan.
• Kesiapan dan kemampuan untuk melakukan perjalanan sesuai kebutuhan.
• Kenyamanan bekerja secara jarak jauh dan di berbagai zona waktu.

*Pengaturan Kerja*

• Peran ini mendukung kantor lokal dan luar negeri serta memerlukan kemampuan untuk bekerja secara jarak jauh.
• Harap dicatat: Pengaturan kerja dapat bertransisi ke model hibrida di masa depan, menggabungkan kerja jarak jauh dengan hari kerja di kantor yang dijadwalkan.
• Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi terhadap lingkungan kerja yang berubah sangat penting.

Bergabunglah dengan kami dan berperan penting dalam mendukung kepemimpinan kami serta mendorong keberhasilan organisasi—baik secara lokal maupun internasional!